為什麼我們總是在開會的時候花太多時間在小事上？你不可不知道的單車雨棚效應
隨著公司規模和業務拓展，越來越難像從前擔任工程師的時候把時間花在執行上，現在更多時間是需要跟客戶開會、跟設計師或是工程師開會以及跟夥伴開會。有效率的開會只有一種，讓開會沒有效率的因子很多，最近閱讀到一篇討論開會效率的文章，簡單翻譯成部落格文章跟大家分享，有興趣看原文的朋友直接點這裏閱讀原文。
什麼是帕金森瑣事法則？
帕金森瑣事法則（又稱腳踏車雨棚法則）指的是：在會議中拿來被討論的大大小小事情裡面，往往會出現一種現象：事情的重要性往往與花費在討論該件事情的時間程反比，也就是說，我們常常花很少的時間討論重要的事情，而瑣事或是相對比較不重要的事我們卻花很多時間在上面。想像明天下午就是週一的例會，會議議程如下：
- 預算 10 億美金的太陽能電廠提案
- 預算 350 元美金的腳踏車雨棚提案
- 預算 21 元美金的年度咖啡提案
會議結束時我們重新審視討論的過程：大家只花了 5 分鐘討論太陽能電廠提案，部分與會者甚至不知道太陽能運作的基本原理，部分與會者具有太陽能專業，但是對於解釋細節讓大家理解沒有信心，有一位成員提出了重新設計電廠的方案，但看起來工程浩大細節太多以至於被其他與會者否決。
討論的重點很快轉移到腳踏車雨棚，大家踴躍的表達自己的意見，每一個人都知道雨棚的目的以及具體的外觀。部分與會者開始爭辯什麼的材質是最好，另一部分的人開始討論適合的尺寸是什麼，大家花了 30 分鐘討論雨棚。
最後大家開始討論咖啡，這個時候每個人看起來都像專家，討論爭辯著咖啡的風味、產地、烘焙方式和價格，最後花了 45 分鐘討論下個年度要買哪個牌子的咖啡。令人驚訝的事實是：花在討論咖啡上的時間超過花在討論雨棚加上討論大陽能電廠的時間。在會議結束前，大家決定另外再約會議討論太陽能電廠的提案，由於大家都在會議中貢獻的自己的想法，每個人滿足的回到自己的位置上。
為什麼會發生這個情況？
當一個主題越簡單，越多人會想要發表自己的想法。當主題不是我們熟悉的人事物，比如說像是太陽能電廠，我們很多時候一句話都不會說。相反的，當一個主題廣為人知，即時我們知道自己沒有很棒的想法，我們還是會強迫自己說些什麼，除非我們想讓自己看起來像個笨蛋。哪個笨蛋不會想對腳踏車雨棚說些什麼？每個人都想把自己的想法告訴大家！
對於任何主題，我們不應該給予每個人的意見相同的權重。我們應該更重視那些在主題上專業的人分享的意見。而當自己決定要發言之前，我們應該把精力放在我們自己專業的部分，確保自己的意見有更多建設性並對於會議決策有正面影響。
避免單車雨棚效應
一個常見的做法是確立會議主題。目的就好比一個透鏡，透過它，在會議的每個當下你都可以確定我們是不是在軌道上，或是已經偏離主題。除此之外，你也可以透過它篩選出必須參與這場會議的人選。
套用到上面的例子，你會發現這場會議的主題安排並不妥當，我們不應該在同一場會議裡面同時討論太陽能電廠和腳踏車雨棚，這是一場主題過於廣泛的討論。
總結
每天只有 24 個小時，當開會的頻率變高，如何有效率的開會就變的更重要，特別是有時候你自己就是會議的主辦人。希望大家看完這篇文章未來能更有效率的開會，也歡迎再下方留言討論，感謝閱讀。
p.s. 覺得看不夠想要了解更多？原文後半部還有更多關於讓會議更有效率的討論，想要看更多請按這裡繼續閱讀。
